Zeiterfassung - Neue Leistung für Gruppe hinzufügen

Im Folgenden erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erfassung einer neuen Leistung (Leistungsbuchung) für Gruppen.
Das heißt, Sie haben die Möglichkeit Leistungsbuchungen mehreren Klienten zuzuordnen (z.B. bei einer Gruppenbetreuung). Dabei können Sie zwischen einer Mehrfachbuchung und einer Gruppenbuchung wählen.
Anschauliche Beispiele finden Sie auf der nächsten Seite Zeiterfassung - Anwendungsbeispiele.

Voraussetzungen im BeWoPlaner

:!: Stellen Sie sicher, dass Sie über die Rechte "Zeiterfassung Gruppenbuchung anlegen" und "Zeiterfassung Mehrfachbuchung anlegen" verfügen, siehe Modul Zeiterfassung.

Neue Leistung hinzufügen (Gruppe)

Sie müssen vorher auswählen, siehe Abbildung 1,

  • ob eine Leistung als Gesamtleistung der gesamten Gruppe von Klienten/Hilfeplänen zugewiesen werden soll.
    → Klicken Sie hierfür in das Aktivierungskästchen Gruppenbuchung erstellen oder,
  • ob eine Leistung jeweils mehreren Klienten/Hilfeplänen zugewiesen werden soll
    → Klicken Sie hierfür in das Aktivierungskästchen Mehrfachbuchung erstellen.

Die nachfolgende Anleitung gilt für beide Buchungsarten (Gruppenbuchung und Mehrfachbuchung)!

  1. Hilfepläne:
    Sie haben die Möglichkeit mehrere Hilfepläne einzeln hinzuzufügen oder eine Gruppe von Hilfeplänen auszuwählen, siehe Abbildung 2:
    • Hilfepläne einzeln auswählen:
      1. Klicken Sie neben "Ausgewählte Hilfepläne" auf die rechte Taste Klient/in hinzufügen, um das Auswahlmenü von verfügbaren, einzelnen Hilfeplänen zu öffnen, siehe Abbildung 3.
      2. Klicken Sie auf den gewünschten Hilfeplan.
        Die Hilfepläne werden zur Liste "Ausgewählte Hilfepläne" hinzugefügt, siehe Abbildung 9.
      3. Wiederholen Sie die Schritte 1. und 2. um weitere Hilfepläne hinzuzufügen.
      4. Durch Klicken auf die Taste Taste Löschen (befindet sich vor dem Namen eines Hilfeplans) können Sie falsch ausgewählte Hilfepläne von der Liste "Ausgewähle Hilfepläne" entfernen.
    • Gruppe von Hilfeplänen auswählen:
      1. Klicken Sie neben "Ausgewählte Hilfepläne" auf die linke Taste Gruppe hinzufügen, um das Auswahlmenü von verfügbaren Gruppen von Hilfeplänen zu öffnen, siehe Abbildung 4.
      2. Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe, um diese in die Liste "Ausgewählte Hilfepläne" hinzuzufügen.
        Die Hilfepläne erscheinen dann in der Liste "Ausgewählte Hilfepläne".
        :!: Beachten Sie, dass die einzelnen Hilfepläne der Gruppe erscheinen, nicht der Name der Gruppe!
      3. Durch Klicken auf die Taste Taste Löschen (befindet sich vor dem Namen eines Hilfeplans) können Sie falsch ausgewählte Hilfepläne aus der Liste "Ausgewähle Hilfepläne" entfernen, siehe Abbildung 9.
        Wenn Sie bisher noch keine Gruppe erstellt haben, können Sie dies folgendermaßen tun (siehe Fußnote). 1)
  2. Mitarbeiter:
    Sie haben die Möglichkeit mehrere Mitarbeiter zu dieser Gruppenbuchung hinzuzufügen:
    1. Klicken Sie auf die Taste Plustaste neben "Ausgewählte Mitarbeiter", um das Auswahlmenü von verfügbaren Mitarbeitern zu öffnen, siehe Abbildung 10.
    2. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter (standardmäßig sind Sie als Mitarbeiter bereits ausgewählt).
      Der Mitarbeiter wird auf der Liste "Ausgewählte Mitarbeiter" hinzugefügt, siehe Abbildung 11.
    3. Wiederholfen Sie die Schritte 1. und 2. um weitere Mitarbeiter hinzuzufügen.
    4. Durch Klicken auf die Taste Taste Löschen (befindet sich hinter dem Namen eines Mitarbeiters) können Sie falsch gewählte Mitarbeiter aus der Liste entfernen.
  3. Leistungserfassung:
    Für die eigentliche Leistungserfassung gehen Sie auf der Seite Zeiterfassung - Neue Leistung für Klienten hinzufügen die Schritte 3. bis 7. durch (ab "Kategorie" bis "Speichern")!
    • Wenn Sie die Leistungsbuchung gespeichert haben, erscheint die Meldung "Speichern" mit dem Hinweis, dass die Gruppenbuchung erfolgreich gespeichert wurde, siehe Abbildung 12.
    • Der Eintrag erscheint jeweils bei den ausgewählten Klienten mit der jeweiligen Leistungsbuchung.
    • :!: Je nachdem, ob Sie eine Gruppenbuchung, siehe Abbildung 13, oder eine Mehrfachbuchung, siehe Abbildung 14, getätigt haben, unterscheidet sich die erfasste Dauer der Leistung in der Zeiterfassung der Klienten.

⇐ Zeiterfassung - Neue Leistung für Klienten hinzufügen

Zeiterfassung - Anwendungsbeispiele ⇒

Abbildungen

Wählen zwischen GRUPPEN- oder MEHRFACHbuchung ... Abb. 1: Wählen zwischen GRUPPEN- oder MEHRFACHbuchung
Abb. 2: Gruppen-/Mehrfachbuchung: (Gruppe von) Hilfepläne(n) auswählen Abb. 2: Hilfepläne auswählen
Hilfeplan/-pläne EINZELN für die Gruppenbuchung wählen Abb. 3: Auswahlmenü "Einzelnen Hilfeplan wählen"
Abb. 4: Auswahlmenü von verfügbaren Grupen von Hilfeplänen ... Abb. 4: Auswahlmenü "Gruppe von Hilfeplänen wählen"
Fenster "Gruppe bearbeiten": Um einen neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf... Abb. 5: Fenster "Gruppe bearbeiten"
Abb. 6: (Fenster "Gruppe bearbeiten") Neuen Gruppennamen eintragen Abb. 6: Gruppennamen eintragen
Abb. 7: Hilfeplan als neues Mitglied in neu erstellten Gruppe hinzufügen (über... Abb. 7: Gruppenmitglieder hinzufügen
Abb. 8: Auswahlmenü von verfügbaren Gruppen von Hilfeplänen Abb. 8: Angelegte Gruppe hinzufügen
Abb. 9: Ausgewählte Hilfepläne (rotes Feld links) & ... Abb. 9: Gruppe aus Liste entfernen
Auswahlmenü von Mitarbeitern (über die Taste "Plus" zu öffnen) Abb. 10: Mitarbeiter wählen
Ausgewählte Mitarbeiter erscheinen im grünen Feld ... Abb. 11: Liste "Ausgewählte Mitarbeiter"
Meldung über erfolgreiches Speichern ... Abb. 12: Meldung "Speichern"
Abb. 13: Beispiel für eine GRUPPENbuchung ... Abb. 13: Beispiel Gruppenbuchung
Abb. 14: Beispiel für eine MEHRFACHbuchung ... Abb. 14: Beispiel Mehrfachbuchung

Fußnote:

1)
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Anleitung "Erstellung einer Gruppe von Hilfeplänen"
1. Klicken Sie neben "Ausgewählte Hilfepläne" auf die linke Taste Gruppe hinzufügen.
2. Klicken Sie im Auswahlmenü auf die Taste Taste Gruppe bearbeiten.
Das neue Fenster "Gruppe bearbeiten" erscheint, siehe Abbildung 5.
3. Klicken Sie oben links auf die Taste Taste Neue Gruppe erstellen.
4. Tragen Sie in das Feld "Name der Gruppe" den Gruppennamen ein, siehe Abbildung 6.
5. Klicken Sie auf die Pfeiltaste in der Mitte Pfeiltaste, um die gewünschten Gruppenmitglieder aus der rechten Spalte "Verfügbare Hilfpläne" in die linke Spalte "Zugeordnete Hilfepläne" zu verschieben, siehe Abbildung 7 (durch Klicken auf die Taste Taste Löschen vor dem Hilfeplan löschen Sie diesen wieder aus der Gruppe).
6. Klicken Sie auf die Taste Taste "Speichern und Schließen", um das Fenster "Gruppe bearbeiten" zu speichern und gleichzeitg zu schließen.
Die angelegte Gruppe wird automatisch in das Auswahlmenü der verfügbaren Gruppen von Hilfeplänen hinzugefügt.
7. Klicken Sie erneut auf die Taste Gruppe hinzufügen, um das Auswahlmenü von verfügbaren Gruppen von Hilfeplänen zu öffnen, siehe Abbildung 8.
8. Klicken Sie auf die eben angelegte Gruppe, um diese in die Liste "Ausgewählte Hilfepläne" hinzuzufügen.