Modul Zeiterfassung

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Was ist das Modul Zeiterfassung ?

Das Modul Zeiterfassung, siehe Abbildung 1, ist das Kernstück des BeWoPlaners.
Dort führen Sie die Leistungsbuchungen durch, haben die Möglichkeit für einen oder mehrere Klienten gleichzeitig Leistungen zu erfassen und zu dokumentieren (sog. Gruppen- oder Mehrfachbuchung) und können Leistungen erfassen, die dem Mitarbeiter direkt zugeordnet werden (ohne dabei einen Klienten auszuwählen), z.B. bei Teamsitzungen. Alle gebuchten Leistungen werden in einer Liste (bzw. Tabelle) gespeichert, wo Sie die Dokumentation auch jederzeit einsehen können.

Für jeden Hilfeplan wird zudem eine kurze Zusammenfassung der bereits geleisteten Stunden dargestellt, siehe Abbildung 2. Diese wird nach jeder neuen Leistungsbuchung aktualisiert. Eine ausführliche Hilfeplanübersicht erhalten Sie im Modul Auswertungen.

Voraussetzungen im BeWoPlaner

Im Folgenden werden alle verfügbaren Rechte für das Modul Zeiterfassung aufgelistet (eine Erläuterung zu den Rechten finden Sie im Modul Benutzergruppen). Zudem werden hier die Voraussetzungen aus anderen Modulen beschrieben, die für das Modul Zeiterfassung erfüllt sein müssen.

Verfügbare Rechte:
- Standardrechte: Zeiterfassung ändern, Zeiterfassung anlegen, Zeiterfassung ansehen
- Sonderrechte: Zeiterfassung für Mitarbeiter ändern, Zeiterfassung Gruppenbuchung anlegen, Zeiterfassung Mehrfachbuchung anlegen, Zeiterfassung bei Überschneidung mit anderen Einträgen eines Mitarbeiters/Klienten anlegen

Voraussetzungen aus anderen Modulen:
- Modul Hilfepläne: Hilfepläne anlegen, ggf. auch Ziele
- Modul Klienten: Klienten anlegen
- Modul Verwaltung: Leistungskategorien und Leistungen anlegen

Einträge bearbeiten

Eine Definition des Begriffs "Eintrag" und dessen Synonyme finden Sie im Glossar.

Alle Einträge werden in einer Liste erfasst, siehe Abbildung 3.
Sie können die Leistungen/Dokumentationen auch in einer Tabelle darstellen lassen, indem Sie rechts oben die Ansicht auf "Tabelle" wechseln und auf das Symbol "Aktualisieren" klicken, siehe Abbildung 4.

Sowohl in der Listen- als auch in der Tabellenansicht können Sie die Einträge/Dokumentation nachträglich…
- … bearbeiten,
- … (unwiderruflich!) löschen,
- … die Änderungshistorie eines Eintrags anzeigen lassen ¹⁾:
  - → In der Listenansicht: Klicken Sie hierzu auf das Symbol der gewünschten Funktion, siehe Abbildung 5.
  - → In der Tabellenansicht: Machen Sie hierzu einen Rechtsklick auf den gewünschten Eintrag. Ein Auswahlmenü erscheint, in welchem Sie die gewünschte Funktion auswählen können, siehe Abbildung 6.
- drucken: Klicken Sie auf den Link Drucken unterhalb der Liste/Tabelle, siehe Abbildung 7. Die Einträge werden zusammengefasst und in einer Druckvorschau dargestellt. In der Menüleiste der Druckvorschau können Sie die Datei drucken.
- in Excel exportieren: Klicken Sie auf den Link Excel-Export unterhalb der Liste/Tabelle, siehe Abbildung 7. Es erscheint das Dialogfenster "Speichern unter", wo Sie den Speicherort für das Excel-Dokument auf Ihrem PC wählen können. Anschließend kann das Dokument in Excel geöffnet werden.

In der Tabellenansicht haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Ansicht der abgebildeten Einträge zu modifizieren, siehe folgende Anleitungen:

Spalten nach bestimmten Einträgen filtern:

Reihenfolge der Spalten ändern:

Anzeige in den Spalten ändern:

In jeder einzelnen Tabellenspalte haben Sie die Möglichkeit die Anordnung der Inhalte individuell anzupassen.
Rechtsklicken Sie auf die Überschrift der gewünschten Spalte, um das Kontextmenü mit den Funktionen zu öffnen, siehe Abbildung 10.

Die Funktionen aus dem Kontextmenü werden im Folgenden erläutert:

Funktionen Diese Spalte gruppieren und Gruppierungsfeld anzeigen:
Diese Funktionen dienen dazu die Tabelle nach der(n) gewählten Spalte(n) zu gruppieren. Beispiel, siehe Abbildung 11:
1. Klicken Sie in der Spalte "Leistungskategorie" auf die Funktion "Diese Spalte gruppieren".
  Die Tabelle wird nun nach den Leistungskategorien dargestellt.
2. Möchten Sie die Tabelle nach weiteren Spalten gruppieren, ziehen Sie die gewünschten Spalten in das "Gruppierungsfeld".
  Wenn dieses nicht angezeigt wird, machen Sie erneut einen Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift und klicken Sie auf die Funktion "Gruppierungsfeld anzeigen".
3. Möchten Sie die Gruppierung aufheben, machen Sie einen Rechtsklick auf die entsprechende Kategorie im Gruppierungsfeld und klicken dann auf "Gruppierung entfernen".
Funktion Spalteneditor anzeigen:
Der Spalteneditor dient dazu Spalten zu "verstecken" und für den späteren Gebrauch wieder einzusetzen, siehe Abbildung 12.
1. Ziehen Sie die gewünschte Spalte in den Spalteneditor.
  Die Spalte ist dann in der Tabelle nicht mehr sichtbar.
2. Möchten Sie die Spalte wieder einsetzen, ziehen Sie die Spalte aus dem Spalteneditor wieder an die gewünschte Position in der Tabelle.
Funktion Filter Editor:
Im Filter-Editor, siehe Abbildung 13, haben Sie die Möglichkeit die Spalten nach bestimmten Werten zu filtern, ähnlich wie in Excel.
1. Klicken Sie auf die Option "Filter Editor".
  Es erscheint eine Zeile mit dem Filter am unteren Ende der Tabelle.
2. Klicken Sie auf das Symbol "Editieren" , um den Filter zu ändern.
3. Klicken Sie auf das Symbol "Löschen" , um den Filter zu beenden.
Funktion Suchfeld einblenden:
Hier haben Sie die Möglichkeit nach Einträgen zu suchen, siehe Abbildung 14.
1. Tragen Sie das gewünschte Wort in das Suchfeld.
  Die gefundenen Einträge werden gelb markiert.
2. Klicken Sie auf "Close", um die Suche zu beenden.

Einträge umbuchen

Sie können Einträge von einem Hilfeplan auf einen anderen Hilfeplan umbuchen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn bei der Leistungserfassung versehentlich der falsche Hilfeplan ausgewählt wurde oder der Hilfeplan bereits im Modul Hilfepläne (siehe Info-Box auf der Seite) falsch angelegt wurde.

Klicken Sie links oben auf die Taste , um das Auswahlfenster mit den verfügbaren Hilfeplänen zu öffnen.
Klicken Sie im Auswahlfenster auf den Namen des gewünschten Hilfeplans, dessen Einträge Sie umbuchen möchten, siehe Abbildung 15.
Klicken Sie auf die Taste (diese befindet sich unten rechts, siehe Abbildung 16).
Das Fenster "Umbuchung" erscheint, siehe Abbildung 17.
Klicken Sie im Fenster "Umbuchung" auf die Taste ,
um das Auswahlfenster mit den verfügbaren Zielhilfeplänen zu öffnen.
Wählen Sie den Hilfeplan aus, auf den die Einträge umgebucht werden sollen.
Wählen Sie dann den Zeitraum der Einträge aus:
- Sie können den gesamten Zeitraum wählen.
- Sie können auch nur Einträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums umbuchen.
Klicken Sie anschließend auf die Taste , um die Einträge umzubuchen.
Der ursprüngliche Hilfeplan ist jetzt leer. Der Zielhilfeplan wurde nun um die umgebuchten Einträge erweitert.

Zeiterfassung - Neue Leistung für Klienten hinzufügen ⇒

Abbildungen

Abb. 1: Modul Zeiterfassung
Abb. 2: Kurze Hilfeplanübersicht
Abb. 3: Eintrag in Liste
Abb. 4: Eintrag in Tabelle
Abb. 5: Eintrag in Liste ändern
Abb. 6: Eintrag in Tabelle ändern
Abb. 7: Leistungsdokumentation drucken bzw. exportieren.
Abb. 8: Tabellenspalten nach bestimmten Einträgen filtern.
Abb. 9: Reihenfolge der Tabellenspalten ändern
Abb. 10: Kontextmenü öffnen
Abb. 11: Funktionen "Diese Spalte gruppieren" und "Gruppierungsfeld anzeigen"
Abb. 12: Funktion "Spalteneditor anzeigen"
Abb. 13: Funktion "Filtereditor"
Abb. 14: Suchfeld einblenden lassen
Abb. 15: Hilfeplan im Auswahlfenster wählen
Abb. 16: Taste "Einträge umbuchen"
Abb. 17: Fenster "Umbuchung"

Fußnote:

¹⁾ lesen Sie dazu auch das Thema Dokumentationsechtheit